Do It Tomorrow: система, що змушує працювати час на вас

короткий опис

Марк Форстер - автор численних теорій з управління часом. Більшість розроблених ним систем засновані на складанні робочих списків відкритого або закритого типу. Система, про яку піде мова, троїи виділяється на тлі його інших розробок, проте, як і всі системи тайм-менеджменту, вона спрямована на більш швидке виконання справ і, що дуже важливо, на збереження вашого емоційного балансу.

Система називається Do It Tomorrow (DIT), що в перекладі на російську означає «Зроби це завтра» або «Відклади це на завтра». Напевно всі ви пам'ятаєте популярну приказку: «Не відкладай на завтра те, що можна зробити сьогодні», так ось - Марк Форстер так не вважає. Згідно з його теорією є справи, які можна і потрібно переносити на наступний день.

За твердженням Форстера, використання системи дозволяє:

    Виконувати протягом дня глобально-важливі завдання, не відволікаючись на поточний «дріб'язок».

    Позбутися абсолютно усіх «хвостів» - потрібних і корисних справ, які з якоїсь причини до сих пір залишаються невиконаними.

    Відновити душевну рівновагу, перестрахувати себе від виникнення стресових ситуацій.

Правила системи

Система досить проста в дії і не вимагає від користувача будь-яких «просунутих» навичок або знань по тайм-менеджменту.

    Для початку необхідно визначити всі свої «хвости». До них можна віднести і невивчені документи, і непрочитані або ненаписані листи і т. д. Далі всі хвости слід скласти в одну папку (яку слід так і підписати «Хвости») і відкласти в сторону.

    Тепер саме час скласти список справ. Дана система передбачає складання «закритого» списку - списку, в який по закінченню складання більше нічого не приймається. У список варто заносити лише ті справи, які ви точно зможете виконати за день. Краще написати менше, але виконати все, ніж внести більше, але при цьому щось так і не довести до кінця. Закінчивши складання списку, підведіть під ним риску. Усе! Більше жодна справа сюди не потрапить. В рамках даної системи «закриті» списки ще називають списками справ, які ПОТРІБНО виконати.

    Крім закритого списку завдань, складіть ще один - «відкритий». Сюди внесіть ті справи, виконання яких за завтрашній день викликає у вас сумніви. У цей список ви можете додавати будь-яку кількість справ протягом дня. Увечері вивчайте відкритий список і переносьте частину справ, які ви зможете виконати завтра, в закритий план на завтрашній день. «Відкритий» список ще називають списком справ, які МОЖНА або ви хотіли б виконати.

    Всі нові справи (як термінові, так і нетермінові), варто внести в список справ, які будуть виконуватися завтра. Сьогодні вони не «гідні» вашої уваги, сьогодні ви виконуєте те, що було заплановано ще вчора. Для того щоб завтра ви витратили на них якомога менше часу, відразу гуртуйте «родинні» справи між собою: наприклад, розгляд документів, телефонні дзвінки, зустрічі, офісні завдання і т. д.

    Якщо ж якась з нових справ аж надто термінова і вимагає невідкладного втручання, внесіть його в окремий список завдань (розміщувати такий список найлегше під основним, розділяти обидва списки можна рискою). Постарайтеся впоратися з цією справою протягом поточного дня. Увага: в жодному разі не приступайте до виконання навіть надтермінової справи, якщо вона ще не занесена в список завдань.

    Якщо всі справи з «закритого» списку зроблені, а сил і часу ще достатньо, ви можете приступити до справ з «відкритого» списку.варто зривати свої плани або ставити їх виконання під сумнів заради когосьі?

    Починайте робочий день з виконання справ з папки «Хвости». Таким чином, поступово вам вдасться розібратися з усіма заборгованостями. Коли ви нарешті з ними впораєтеся, то починати день рекомендується з виконання якогось масштабного проекту. Для цього розбийте його на частини і виконуйте 1-2 частини кожен день. Так вам буде набагато простіше справлятися зі складними і трудомісткими завданнями, а також із завданнями, які з якоїсь причини вам неприємні або нецікаві.

    Обов'язково виконуйте всі намічені на день справи. Краще запланувати менше, але при цьому виконати план на 100%, ніж запланувати більше і виконати його лише на 99%. Зверніть увагу, що справи з «закритого» списку можна виконувати в довільному порядку. Як правило, при довільному виконанні найбільш складне або нецікаве справа залишається на самий кінець. Щоб виконувати його було легше, думайте про те, що відразу після його завершення, настане заслужений відпочинок.

    Якщо все справи з «закритого» списку зроблені, а сил і часу ще достатньо, ви можете приступити до справ з «відкритого» списку.